การเขียนอีเมลถือได้ว่ายังคงมีความสำคัญมากในยุคนี้ แม้ในปัจจุบันผู้คนจะติดต่อสื่อสารกันผ่านแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียอื่น ๆ ที่มีความง่ายและสะดวกกว่าก็ตาม แต่ในบางกรณีการใช้อีเมลอาจเหมาะสมและดูเป็นทางการมากกว่า เช่น การคุยธุรกิจ สมัครงาน หรือ E-mail Marketing ฯลฯ

‍

ดังนั้นการเขียนอีเมลให้ดูมืออาชีพจึงมีความสำคัญมาก เพราะจะช่วยให้ภาพลักษณ์ของคุณดูมีความน่าเชื่อถือมากยิ่งขึ้น โดยเฉพาะการติดต่อสื่อสารในนามองค์กรหรือบริษัทนั่นเอง

‍

แม้การสื่อสารผ่านอีเมลจะช่วยให้ภาพลักษณ์ของคุณหรือองค์กรดูน่าเชื่อถือ แต่หากขาดทักษะการเขียนที่ดีก็อาจทำให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารได้ ในบทความนี้จะพาคุณไปดูเทคนิคการเขียนอีเมลอย่างไรให้ดูมืออาชีพ เพื่อให้คุณสามารถติดต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นค่ะ

‍

‍

วิธีการเขียนอีเมล (E-mail) ให้ Professional

ถึงแม้ว่าใคร ๆ ก็สามารถเขียนอีเมลได้ แต่การเขียนอีเมลให้ดูเป็นมืออาชีพนั้นถือเป็นทักษะที่มีความสำคัญและมีความจำเป็นอย่างยิ่ง คุณควรจะต้องใส่ใจในรายละเอียดต่าง ๆ ที่ส่งไปถึงผู้รับ เพื่อให้การสื่อสารของคุณมีประสิทธิภาพและไม่เกิดความผิดพลาดในการสื่อสารค่ะ

‍

1. ใช้ชื่ออีเมลที่ดูน่าเชื่อถือ

ชื่ออีเมลมีผลต่อภาพลักษณ์ ความเป็นมืออาชีพและความน่าเชื่อถือของคุณ รวมถึงมีผลต่อการเปิดอ่านอีเมลของผู้รับด้วย ดังนั้นจึงควรใช้ชื่อที่เป็นทางการ เช่น ชื่อจริงหรือนามสกุลของคุณ ฯลฯ หรือหากมีอีเมลขององค์กรหรือบริษัทก็ควรจะใช้อีเมลขององค์กรแทนการใช้อีเมลส่วนตัวในการติดต่อสื่อสาร

‍

2. เขียนหัวข้อให้ชัดเจนและตรงประเด็น

หัวข้ออีเมล (Subject) คือสิ่งแรกที่ผู้ได้รับเห็น ดังนั้นการเขียนหัวข้ออีเมลจึงต้องมีความชัดเจน ตรงประเด็น รวมถึงต้องมีความกระชับ ไม่ยาวหรือสั้นจนเกินไป หัวข้อที่ดีจะช่วยให้ผู้รับทราบถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลที่ส่งไป เช่น สมัครงานในตำแหน่ง A นัดประชุมโครงการ B ฯลฯ และควรหลีกเลี่ยงการใช้คำที่คลุมเครือในหัวข้อ เช่น สวัสดีครับ/ค่ะ ฯลฯ

‍

3. มีคำทักทายที่เหมาะสม

ควรใช้คำทักทายที่สุภาพ ดูเป็นทางการ และเหมาะสมกับระดับความสนิทสนมของคุณกับผู้รับ เช่น เรียน คุณ…. สวัสดีครับ/ค่ะ คุณ… หรือ Dear Mr. … ฯลฯ หากเพิ่งเคยติดต่อกันผ่านอีเมลเป็นครั้งแรก คำทักทายถือว่ามีความจำเป็นอย่างมาก ไม่ควรข้ามไปอย่างเด็ดขาด เพื่อเป็นการให้เกียรติผู้รับอีเมล รวมถึงควรใส่เครื่องหมายจุลภาค (,) หลังคำทักทายด้วย

‍

4. เนื้อหามีความกระชับ 

เนื้อหาในอีเมลควรเป็นย่อหน้าสั้น ๆ มีความกระชับ ตรงประเด็น อ่านแล้วเข้าใจง่าย ไม่ควรยาวจนเกินไป ในกรณีที่มีหลายประเด็นควรแบ่งย่อหน้าให้ชัดเจน โดยลักษณะของเนื้อหาในอีเมลจะแบ่งออกเป็น 3 ส่วน ดังนี้

• การเกริ่นก่อนถึงเนื้อหา ก่อนจะเขียนถึงเนื้อหาในอีเมล ควรมีการใช้ประโยคเกริ่นหรือประโยคเปิดก่อนเข้าสู่เนื้อหาเพื่อแสดงถึงความนอบน้อม ไม่ควรเอ่ยถึงเนื้อหาโดยทันที
• การแนบไฟล์ ในบางครั้งการส่งอีเมลอาจมีการแนบไฟล์ส่งไปด้วย ดังนั้นควรบอกรายละเอียดของไฟล์ที่คุณต้องการส่งให้ครบถ้วนว่ามีไฟล์อะไรบ้าง มีจำนวนกี่ไฟล์ เพื่อป้องกันการตกหล่น
• การขอหรือแจ้งข้อมูล หากคุณต้องการขอข้อมูลจากผู้รับหรือต้องการแจ้งข้อมูล สามารถเขียนลงในอีเมลได้ เช่น รบกวนขอรายละเอียดโครงการ A เพิ่มเติมครับ/ค่ะ ฯลฯ

‍

5. ลงท้ายอย่างสุภาพ

เมื่อคุณมีคำทักทายแล้วก็ควรจะมีคำลงท้ายที่สุภาพในอีเมลของคุณ เพื่อเป็นการแสดงความเคารพและให้เกียรติแก่ผู้รับ ทำให้ผู้รับเกิดความประทับใจ รวมถึงยังช่วยรักษาความสัมพันธ์อันดีระหว่างคุณกับผู้รับด้วย เช่น ขอแสดงความนับถือ ด้วยความเคารพอย่างสูง หวังว่าจะได้ร่วมงานกับคุณ หรือ Best Regards ฯลฯ

‍

6. ให้ข้อมูลติดต่อที่จำเป็น

เมื่อคุณใส่รายละเอียดในเนื้อหาครบเรียบร้อยแล้ว ควรใส่ข้อมูลติดต่อที่จำเป็นไว้ด้านท้ายของอีเมลด้วย โดยการใส่ข้อมูลติดต่อไว้จะช่วยให้ผู้รับทราบว่าคุณคือใคร ตำแหน่งอะไร มาจากองค์กรหรือบริษัทไหนนั่นเอง หรือหากต้องการให้ผู้รับติดต่อกลับก็สามารถเขียนบอกด้วยประโยคสุภาพได้ เช่น หากต้องการสอบถามเพิ่มเติม สามารถติดต่อได้ที่… ฯลฯ

‍

ตัวอย่างการใส่ข้อมูลติดต่อที่จำเป็นภาษาไทย

ขอแสดงความนับถือ, 

[ชื่อ] 

[ตำแหน่ง] 

[ชื่อบริษัท] 

[เบอร์โทร/อีเมล]

ตัวอย่างการใส่ข้อมูลติดต่อที่จำเป็นภาษาอังกฤษ

Best regards,

[Name]

[Job Title]

[Company]

[Phone Number/E-mail]

‍

7. ใช้ภาษาที่ถูกต้องและเหมาะสม

ก่อนส่งอีเมลทุกครั้งควรตรวจเช็คการสะกดคำ การเว้นวรรค และไวยากรณ์ว่าถูกต้องหรือไม่ เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาดในการสื่อสาร รวมถึงการใช้ภาษาให้ถูกต้องจะช่วยให้ภาพลักษณ์ของคุณดูน่าเชื่อถือและมีความเป็นมืออาชีพอีกด้วย นอกจากนี้คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาพูด คำย่อ หรือสแลงที่ไม่เหมาะสมในอีเมลด้วย

‍

และนี่คือ 7 เทคนิคการเขียนอีเมลให้ดูมืออาชีพที่เรานำมาฝากในบทความนี้ การเขียนอีเมลให้ดูมืออาชีพนั้นไม่ใช่เรื่องยากอย่างที่คิด เพียงแค่คุณใส่ใจในรายละเอียดเนื้อหาเล็กน้อย ลองนำทั้ง 7 ข้อนี้ไปปรับใช้กับการเขียนอีเมลของคุณหรืออีเมลขององค์กรดูนะคะ

‍